Neues Personalreglement: Wie Du es einführst und wirksam anpasst

Was ist ein Personalreglement?

Ein Personalreglement enthält allgemeine Regeln, die für alle oder bestimmte Gruppen von Mitarbeitenden gelten. Dazu gehören beispielsweise Bestimmungen über Arbeitszeit und Zeiterfassung, Ferienbezug, Absenzen, Spesen, Benefits oder Bonuszahlungen. Auch Vorgaben zur IT-Nutzung, Informationssicherheit und internen Zusammenarbeit können darin enthalten sein.

Das Reglement ergänzt die individuellen Arbeitsverträge. Es darf jedoch zwingende gesetzliche Ansprüche und Mindestbedingungen eines anwendbaren Gesamtarbeitsvertrags nicht unterschreiten.

Nicht jede Regel im Personalreglement hat dieselbe rechtliche Bedeutung. Eine IT-Sicherheitsvorgabe kann eine betriebliche Weisung sein. Eine verbindliche Zusage von fünf Wochen Ferien kann dagegen einen vertraglichen Anspruch begründen.

Wie wird ein Personalreglement eingeführt?

Bei neuen Arbeitsverhältnissen sollte das Personalreglement den künftigen Mitarbeitenden spätestens bei Vertragsabschluss zugänglich gemacht und im Arbeitsvertrag ausdrücklich darauf verwiesen werden. So können sich die Mitarbeitenden vor ihrer Zustimmung darüber informieren, welche Regelungen für sie gelten sollen.

Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen ist genauer zu unterscheiden: Betriebliche Weisungen im Personalreglement, beispielsweise zur Arbeitskleidung, können grundsätzlich einseitig eingeführt und angepasst werden, sofern sie sich innerhalb der gesetzlichen und vertraglichen Grenzen bewegen. Geht es hingegen um eine Änderung bestehender Vertragsbedingungen, braucht es die Zustimmung der Mitarbeitenden.

Wann wird das Reglement Vertragsbestandteil?

Ein Personalreglement kann durch einen entsprechenden Verweis Bestandteil des Arbeitsvertrags werden. Soweit es konkrete vertragliche Rechte und Pflichten begründet, steht es auf derselben Stufe wie Vereinbarungen im Arbeitsvertrag.

Das ist etwa relevant, wenn das Reglement verbindlich fünf Wochen Ferien, einen 13. Monatslohn oder eine bestimmte Bonusberechnung zusichert. Solche Bestimmungen kann die Arbeitgeberin nicht allein deshalb einseitig ändern, weil sie in einem Personalreglement stehen.

Was bringt ein Änderungsvorbehalt?

Arbeitsverträge enthalten häufig einen Verweis auf das Personalreglement «in der jeweils gültigen Fassung». Damit soll die Arbeitgeberin das Reglement auch während des Arbeitsverhältnisses anpassen können.

Ein solcher dynamischer Verweis ist aber kein Freipass für beliebige Änderungen des Personalreglements. Ob eine bestimmte Änderung zulässig ist, hängt von der betroffenen Regelung ab. Eine grundlegende Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen ist nicht von einem solchen Vorbehalt gedeckt.

Welche Änderungen sind einseitig möglich?

Das Weisungsrecht ermöglicht es der Arbeitgeberin, die Ausführung der Arbeit und das Verhalten im Betrieb näher zu regeln. Dazu gehören beispielsweise IT-Sicherheitsvorgaben, Meldewege, interne Arbeitsabläufe oder Hygienevorschriften. Solche Weisungen, die in einem Personalreglement enthalten sein können, darf die Arbeitgeberin einseitig anpassen, solange die gesetzlichen und vertraglichen Grenzen eingehalten werden. Dies kann auch für Weisungen gelten, die in einem Personalreglement stehen, das integrierender Vertragsbestandteil des Arbeitsvertrags geworden ist.

Anders sieht es aus, wenn eine Änderung vertraglich zugesicherte Ansprüche betrifft. Sieht das Personalreglement beispielsweise verbindlich fünf Wochen Ferien vor, kann die Arbeitgeberin diesen Anspruch nicht einfach durch eine neue Reglementsfassung auf vier Wochen reduzieren. Hierfür benötigt sie die Zustimmung der betroffenen Mitarbeitenden.

Reicht die Veröffentlichung im Intranet?

Das Intranet ist ein praktisches Mittel, um ein neues Reglement bekannt zu machen. Für die Anpassung von Weisungen im Personalreglement kann eine klare Bekanntgabe über diesen Kanal ausreichen.

Eine Änderung vertraglicher Regelungen bedarf der Zustimmung jedes einzelnen betroffenen Mitarbeitenden. Eine Veröffentlichung im Intranet erfüllt die Anforderungen an diese Zustimmung nicht. Soll eine vertragliche Regelung im Personalreglement geändert werden, muss daher geprüft werden, ob die betroffenen Mitarbeitenden der Änderung zugestimmt haben.

Wie hat die Zustimmung der Mitarbeitenden zu erfolgen?

Unternehmen können die ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Mitarbeitenden beispielsweise durch deren Unterschrift einholen.

Bei grösseren Unternehmen ist das Einholen jeder einzelnen Unterschrift in der Praxis oft kaum praktikabel. Deshalb kann die Arbeitgeberin zunächst eine Informationsveranstaltung organisieren, an der sie die wichtigsten Änderungen erläutert und Fragen beantwortet. Anschliessend sollte sie das neue Personalreglement allen Mitarbeitenden zugänglich machen, beispielsweise in Papierform oder per E-Mail.

Die Arbeitgeberin kann die Mitarbeitenden entweder um ihre ausdrückliche Zustimmung ersuchen oder ihnen eine Frist von drei Monaten einräumen, um gegen das neue Personalreglement Einsprache zu erheben. Erheben Mitarbeitende innerhalb dieser Frist keine Einsprache, gilt dies als Zustimmung und das neue Personalreglement kann frühestens nach Ablauf der dreimonatigen Frist in Kraft treten.

Was tun, wenn Mitarbeitende nicht zustimmen?

Besteht keine wirksame Befugnis zur einseitigen Änderung und lehnt eine mitarbeitende Person den Änderungsvorschlag ab, gelten die bisherigen Vertragsbedingungen weiter.

Bei einer Ablehnung kann eine Änderungskündigung geprüft werden. Ein vorgängiges Gespräch mit der betroffenen Person ist empfehlenswert und kann je nach Umständen geboten sein.

Bei einer Änderungskündigung wird das bestehende Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der ordentlichen Kündigungsfrist gekündigt. Gleichzeitig bietet die Arbeitgeberin dessen Fortsetzung zu neuen Bedingungen an. Eine solche Kündigung ist nicht automatisch missbräuchlich. Sie kann jedoch problematisch sein, wenn sie als Druckmittel für eine sachlich nicht gerechtfertigte Verschlechterung dient oder eine sofortige Verschlechterung erzwungen werden soll.

Fazit

Ein Personalreglement regelt allgemeine Anstellungsbedingungen, beispielsweise zu Arbeitszeit, Ferien und Spesen. Während betriebliche Weisungen einseitig angepasst werden können, braucht es für wesentliche Vertragsänderungen im Personalreglement die Zustimmung der betroffenen Mitarbeitenden.

Hast Du Fragen zur Einführung oder Anpassung eines Personalreglements? Unser Arbeitsrechtsteam unterstützt Dich gerne.