Richtig freistellen bei Kündigung – worauf Arbeitgebende achten

Was ist eine Freistellung?

Unter einer Freistellung versteht man die einseitig von der Arbeitgeberin angeordnete Befreiung des Arbeitnehmers von der Arbeitspflicht. Die Arbeitgeberin verzichtet damit darauf, die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers weiterhin entgegenzunehmen.

Eine Freistellung ist grundsätzlich jederzeit möglich. In der Praxis wird sie jedoch meistens zusammen mit einer Kündigung oder während der laufenden Kündigungsfrist angeordnet. Dieser Blog-Beitrag befasst sich deshalb insbesondere mit der einseitig durch die Arbeitgeberin angeordneten Freistellung im Kündigungsfall.

Wann ist eine Freistellung sinnvoll?

Eine Freistellung kommt insbesondere dann infrage, wenn das Arbeitsverhältnis gekündigt ist oder gekündigt wird und der Arbeitnehmer bis zum Ende der Kündigungsfrist nicht mehr weiterarbeiten soll. Besonders sinnvoll kann sie sein, wenn die weitere Zusammenarbeit belastet ist, der Arbeitnehmer Zugang zu sensiblen Daten, Kunden oder Geschäftsgeheimnissen hat, interne Unruhe vermieden werden soll oder eine geordnete Trennung erzielt werden soll.

Gerade in angespannten Situationen kann die Freistellung eine pragmatische Lösung sein, wenn die Voraussetzungen für eine fristlose Kündigung nicht gegeben sind, eine Weiterbeschäftigung aber dennoch nicht angezeigt erscheint. Der Arbeitnehmer ist in diesem Fall per sofort nicht mehr im Betrieb tätig, ohne dass die hohen Anforderungen an eine fristlose Kündigung erfüllt sein müssen.

Was sind die Nachteile einer Freistellung?

Eine Freistellung kann für die Arbeitgeberin teuer sein. Das Arbeitsverhältnis läuft trotz Freistellung weiter, weshalb der ordentliche Lohn weiterhin geschuldet bleibt, obwohl keine Arbeitsleistung mehr erbracht wird. Hinzu kommen mögliche Zusatzforderungen für den Zeitraum der Freistellung, wenn Ferien, Überstunden, Gleitzeit, Spesen oder Nebenleistungen nicht klar geregelt werden. Umso wichtiger ist es, die finanziellen Folgen der Freistellung möglichst zu begrenzen und die Freistellung schriftlich präzise zu regeln.

Welche Arten der Freistellung gibt es?

In der Praxis wird vor allem zwischen der widerruflichen und der unwiderruflichen Freistellung unterschieden. Entscheidend ist, ob sich die Arbeitgeberin vorbehält, den Arbeitnehmer während der Freistellung nochmals zur Arbeit aufzubieten.

Widerrufliche Freistellung

Bei einer widerruflichen Freistellung bleibt ein Rückruf an den Arbeitsplatz möglich. Die Arbeitgeberin behält sich also vor, den Arbeitnehmer bei Bedarf wieder einzusetzen. Das kann sinnvoll sein, wenn noch nicht ausgeschlossen werden kann, dass seine Arbeitsleistung bis zum Ende der Kündigungsfrist doch noch benötigt wird.

Zu beachten ist jedoch: Solange der Arbeitnehmer mit einem Rückruf rechnen muss, kann er nicht vollständig frei über seine Zeit verfügen. Das kann sich darauf auswirken, ob und in welchem Umfang Ferien oder Zeitguthaben während der Freistellung als bezogen bzw. kompensiert gelten.

Unwiderrufliche Freistellung

Bei einer unwiderruflichen Freistellung verzichtet die Arbeitgeberin endgültig auf die Arbeitsleistung bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses. Der Arbeitnehmer muss somit nicht mehr damit rechnen, an den Arbeitsplatz zurückgerufen zu werden.

Die unwiderrufliche Freistellung schafft klare Verhältnisse und kann der Arbeitgeberin ermöglichen, offene Ferien- und Zeitguthaben während der Kündigungsfrist möglichst weitgehend anrechnen zu lassen.

Wie wird die Freistellung richtig angeordnet?

Eine Freistellung sollte immer schriftlich angeordnet werden. So ist klar dokumentiert, ab wann die Freistellung gilt, welche Regeln während der Freistellung gelten und welche Pflichten weiterhin bestehen.

In der Freistellungsanordnung sollten insbesondere folgende Punkte klar geregelt werden:

Beginn, Dauer und Art der Freistellung

Die Freistellungsanordnung muss festhalten, ab wann die Freistellung gilt und bis wann sie dauert. In der Regel erfolgt sie bis zum Ende der Kündigungsfrist.

Zudem ist ausdrücklich zu bestimmen, ob die Freistellung widerruflich oder unwiderruflich erfolgt. Andernfalls kann später unklar sein, ob der Arbeitnehmer während der Freistellung weiterhin mit einem Rückruf an den Arbeitsplatz rechnen musste.

Lohnzahlung

Während der Freistellung bleibt der Lohn grundsätzlich geschuldet. Zu prüfen ist aber, welche Lohnbestandteile weiterhin auszurichten sind und ob sich der Arbeitnehmer anderweitigen Verdienst oder ersparte Aufwendungen anrechnen lassen muss. Bei variablen Vergütungen, Boni, Zulagen oder Provisionen ist die konkrete Ausgestaltung massgebend.

Spesen und Nebenleistungen

Spesen ersetzen in der Regel Auslagen, die im Zusammenhang mit der Arbeit entstehen. Wird während der Freistellung keine Arbeit mehr geleistet, fallen solche Auslagen meist nicht mehr an. Deshalb sollte klar festgehalten werden, dass arbeitsbezogene Spesen und Nebenleistungen während der Freistellung entfallen, soweit sie nicht tatsächlich anfallen oder vertraglich weiterhin geschuldet sind.

Ferienbezug

Offene Ferienansprüche können während einer Freistellung nicht automatisch vollständig angerechnet werden. Ferien dienen der Erholung. Gleichzeitig muss der Arbeitnehmer während der Kündigungsfrist genügend Zeit haben, eine neue Stelle zu suchen.

Als grobe Orientierung wird in der Praxis deshalb häufig die sogenannte 1/3-Faustregel herangezogen: Danach kann in der Regel etwa ein Drittel der Freistellungsdauer auf offene Ferien angerechnet werden. Massgebend bleiben aber stets die konkreten Umstände des Einzelfalls, insbesondere die Dauer der Freistellung, die Höhe des Ferienguthabens, die tatsächlichen Stellensuchbemühungen sowie eine allfällige Krankheit oder ein Unfall.

Soll ein Ferienbezug während der Freistellung angerechnet werden, sollte die Arbeitgeberin dies in der Freistellungsanordnung ausdrücklich festhalten. Dabei sollte auch der konkrete Feriensaldo beziffert werden, damit später keine Unsicherheiten über die Anzahl der anzurechnenden Ferientage entstehen.

Bei einer widerruflichen Freistellung ist besondere Vorsicht geboten: Sollen während der Freistellung Ferien bezogen werden, sollte der Ferienzeitraum mit genügend Vorlauf klar festgelegt werden. Für diesen Zeitraum sollte zugleich ausgeschlossen werden, dass der Arbeitnehmer zur Arbeit zurückgerufen wird.

Mehrarbeit und Gleitzeit

Auch Überstunden und positive Gleitzeitsaldi sollten in der Freistellungsanordnung ausdrücklich geregelt werden. Vor der Freistellung ist zu prüfen, welche Zeitguthaben bestehen und auf welcher Grundlage diese durch Freizeit kompensiert werden können.

Bei Überstunden gilt: Eine Kompensation durch Freizeit ist grundsätzlich nur möglich, wenn sie vereinbart wurde oder der Arbeitnehmer damit einverstanden ist. Besteht eine solche Vereinbarung, kann die Arbeitgeberin den Abbau der Überstunden während der Freistellung anordnen. Fehlt eine solche Vereinbarung, muss der Arbeitnehmer der Kompensation der Überstunden zustimmen. Gerade bei einer langen Freistellungsdauer kann eine Weigerung des Arbeitnehmers jedoch rechtsmissbräuchlich sein.

Ein positives Gleitzeitsaldo kann während der Freistellung abgebaut werden, soweit dieselbe Zeit nicht bereits für Ferien oder Überstundenkompensation verwendet wird. Steht die gesamte Kündigungsfrist zum Abbau zur Verfügung und hat der Arbeitnehmer ein hohes Gleitzeitguthaben anwachsen lassen, das während dieser Frist nicht mehr vollständig abgebaut werden kann, kann ein entschädigungsloser Verfall in Betracht kommen.

Neue Erwerbstätigkeit

In der Freistellungsanordnung kann dem Arbeitnehmer ausdrücklich erlaubt werden, eine neue Stelle anzutreten oder eine selbständige Erwerbstätigkeit aufzunehmen. Dies sollte jedoch mit einer Meldepflicht verbunden werden. Zudem ist festzuhalten, dass ein während der Kündigungsfrist erzielter oder absichtlich nicht erzielter Verdienst, soweit zulässig, an den Lohnanspruch angerechnet wird.

Bei einer widerruflichen Freistellung ist besondere Vorsicht geboten. Muss der Arbeitnehmer jederzeit mit einem Rückruf rechnen, kann dies den Antritt einer neuen Stelle erschweren oder faktisch verunmöglichen.

Rückgabe von Arbeitsmitteln und Daten

Gerade bei einer sofortigen Freistellung bis zum Ende der Kündigungsfrist muss die Arbeitgeberin sicherstellen, dass alle Arbeitsmittel und Unterlagen der Arbeitgeberin bereits im Zeitpunkt der Freistellung zurückgegeben werden. Zudem sollte geregelt werden, dass geschäftliche Daten auf privaten Geräten gelöscht werden müssen. Die Rückgabe und Löschung sollte sich die Arbeitgeberin schriftlich bestätigen lassen.

Fazit

Durch eine schriftliche Freistellungsanordnung kann die Arbeitgeberin den Arbeitnehmer einseitig von seiner Arbeitspflicht befreien. Um rechtliche Unsicherheiten und unnötige Zusatzkosten zu vermeiden, sollte darin insbesondere festgehalten werden, ob die Freistellung widerruflich oder unwiderruflich erfolgt und wie mit Ferien, Zeitguthaben, Spesen, Arbeitsmitteln, Daten sowie einer allfälligen neuen Erwerbstätigkeit umzugehen ist.

Hast Du Fragen zur richtigen Ausgestaltung einer Freistellung oder zu einer damit verbundenen Kündigung? Unser Arbeitsrechtsteam unterstützt Dich gerne.