Allgemein

Electronic signature on laptop

DIGITALE GESCHÄFTS- UND REVISIONSBERICHTE? KAMPF GEGEN DIE LETZTE PAPIERBASTION!

Bist Du Unternehmer/In und/oder in einem Verwaltungsrat tätig? Wurde Dir gesagt, dass Du die Geschäfts- und Revisionsberichte zwingend im Original mit handschriftlicher Unterschrift auf Papier aufbewahren musst?
Falls Du dieser Fehlinformation unterliegst, bist Du nicht alleine! Der vermeintliche Zwang, Geschäfts- und Revisionsberichte in staubigen Ordnern aufbewahren zu müssen, beruht auf einer weit verbreiteten Fehlannahme. Der Irrglaube: Geschäfts- und Revisionsberichte seien die letzte Papierbastion im schweizerischen Unternehmertum. Die Aufbewahrung im PDF-Format? Ein rotes Tuch. Die angebliche Papierpflicht hat allerdings keine Grundlage – selbst wenn dies in der Fachliteratur teilweise behauptet wird. In diesem Beitrag zeigen wir Dir konkret auf, wie Du die schweizerische Regelung umsetzen musst. Der konsequenten Digitalisierung Deines Unternehmens steht auch hier nichts entgegen.

WARUM GIBT ES DIE AUFFASSUNG, dass bei Geschäfts- und Revisionsberichten die Papierpflicht bestehe?

Das Problem liegt in der Formulierung des Gesetzes.
Folgendes ist gemeinhin bekannt: Alle wichtigen Dokumente des Unternehmens müssen mindestens zehn* Geschäftsjahre lang aufbewahrt werden. Dies umfasst insbesondere alle (Buchungs-)Belege, Geschäftsbücher und Revisions- sowie Geschäftsberichte.
Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht im Buchführungs- und Rechnungslegungsrecht ist in Art. 985f OR festgehalten. Gemäss dem Gesetzeswortlaut gibt es zwei Archivkategorien:

  1. Kategorie: Geschäftsbericht und Revisionsbericht
    -> Müssen nach dem Gesetz «schriftlich und unterzeichnet» aufbewahrt werden.
  2.  Kategorie: Geschäftsbücher und Buchungsbelege
    -> Dürfen nach dem Gesetz «auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise» aufbewahrt werden.

Aufgrund des Gesetzeswortlauts liegt der Schluss nahe, dass eine elektronische Archivierung für die 1. Kategorie (Geschäftsbericht und Revisionsbericht) versperrt sei. Die elektronische Aufbewahrung wird für Dokumente der 2. Kategorie – im Gegensatz zur 1. Kategorie – ja explizit nebst der Papierform genannt.
Dieser Rückschluss ist allerdings falsch!

* HINWEIS: Als Konsequenz der steuerrechtlichen Verjährungsfristen müssen die für die Steuerpflicht der direkten Bundessteuer wesentlichen Unterlagen für 15 Jahre, die für Art. 70 Abs. 3 des Mehrwertsteuergesetzes relevanten Geschäftsunterlagen [Einlageentsteuerung & Eigenverbrauch von unbeweglichen Gegenständen] sogar für 20 Jahre aufbewahrt werden.

Wie argumentieren die befürworter der Papierpflicht?

Die Auffassung, Geschäftsberichte und Revisionsberichte könnten einzig in Papierform mit handschriftlicher Unterschrift aufbewahrt und archiviert werden, vertritt eine erstaunliche Zahl wissenschaftlicher Kommentierungen des Obligationenrechts.

Die Autorinnen und Autoren stützen sich in der Regel auf die Botschaft des Bundesrates zum neuen Rechnungslegungsrecht: Der Bundesrat erläuterte damals, dass von den Geschäfts- und Revisionsberichten zwingend und ausschliesslich die originalen Dokumente archiviert werden müssen.

Der Trugschluss, Originale könnten einzig auf Papier mit handschriftlicher Unterschrift erstellt werden, beruht aber auf einem längst überholten Dogma.

Digitale Originale?

Im Grundsatz stimmt es zwar, dass rechtsverbindliche Unterschriften in den meisten Fällen eigenhändig geschrieben werden. Mit anderen Worten: Auch heute werden Originale in der Regel mittels Schreibzeug auf Papier erstellt.

ABER: Die eigenhändige Unterschrift ist seit längerem der sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur mit Zeitstempel gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR).

Die Zertifizierung der qualifizierten elektronischen Signatur ist in einem eigenen Gesetz (sowie entsprechender Verordnung) geregelt: Im Bundesgesetz vom 16. März 2016 über die elektronische Signatur, ZertES.

Die aktuellste Fassung des ZertES ist – wie könnte es anderes sein – digital signiert. Eine solche digitale Signatur sieht in etwa wie folgt aus:

Dabei verbirgt sich das, was die Signatur rechtsverbindlich macht und nicht etwa im Abbild der Signatur (Abbildung rechts). Vielmehr sind die überprüfbaren Daten die sich hinter dem Signaturstempel befinden ausschlaggebend (Abbildung links). Die Unveränderbarkeit von Zeitstempel, Ortsangabe und die Überprüfbarkeit der Zertifikatsvalidität (bspw. mittels des Validators der schweizerischen Bundeskanzlei) sind Voraussetzung dafür, dass die qualifizierte elektronische Signatur Rechtsverbindlichkeit entfalten kann.

In der Konsequenz heisst dies: Jedes PDF, welches mit der qualifizierten elektronischen Signatur des Unterzeichnenden versehen wird, kommt einem handschriftlich auf Papier unterzeichneten Dokument gleich.

Das gilt auch für die Geschäfts- und Revisionsberichte Deines Unternehmens!

Was ist keine qualifizierte elektronische Signatur?

Nicht mit einer qualifizierten elektronischen Unterschrift zu verwechseln ist, wenn Du ein handschriftlich unterzeichnetes Papierdokument einscannst und dann digital archivierst. Es handelt sich dabei nur um das Abbild der rechtsgültigen Unterschrift.

Es ist sehr einfach, ein Abbild der Unterschrift mit einem Tool nachträglich einzufügen. Aus diesem Grund kommt einer solchen «Unterschrift» nicht die gleiche Rechtswirkung wie einer Originalsignatur (physisch oder elektronisch) zu.

Umgekehrt kannst Du aber auch nicht die mit qualifizierter elektronischer Signatur versehene Dokumente ausdrucken und danach physisch (bspw. in einem Ordner) aufbewahren. Der ausgedruckte elektronische Signaturstempel kann nämlich nicht mehr auf ihre Gültigkeit kontrolliert werden.

Zusammengefasst gilt der folgende Leitsatz: Konsequent für zehn Jahre entweder digital oder physisch archivieren! Eine Zwischenlösung ist weder praktikabel noch rechtlich verbindlich.

Digitaler Geschäftsbericht: Wie erhalte ich für die Verwaltungsratsmitglieder meines unternehmens die elekronische Signatur?

Die Erstellung des Geschäftsberichtes ist eine unübertragbare Aufgabe des Verwaltungsrates. Für diejenigen die den digitalen Geschäftsbericht unterzeichnen, müssen damit im Vorfeld elektronische Signaturen beantragt werden.

Herausgegeben werden die qualifizierten elektronischen Signaturen von akkreditierten Anbietern des Bundesamts für Kommunikation (BAKOM). Zurzeit sind vier Anbieter akkreditiert:

Nebst dem BIT, welches die Zertifikate nur für die elektronischen Signaturen der Angestellten der (Bundes-)Verwaltung herausgibt, kann bei den obgenannten Anbietern mit relativ kleinem Aufwand eine digitale Signatur bestellt werden.

Digitale Revisionsberichte: hat meine Revisionstelle die elektronische Signatur?

Hat Dein Unternehmen mehr als zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt, kann nicht auf die eingeschränkte Revision verzichtet werden (Art. 727a Abs. 2 OR).

In den Fällen der eingeschränkten (bzw. der ordentlichen) Revision muss die Revisionsstelle Deines Unternehmens über die qualifizierte elektronische Signatur verfügen, damit Du die Revisionsberichte elektronisch archivieren kannst.

Fast alle grösseren Revisionsstellen bieten die Revisionsberichte mittlerweile in elektronischer signierter Form an. Aber auch Revisionsexpertinnen und Revisionsexperten in kleineren Treuhandbüros sind auf den Zug der digitalen Revisionsberichte aufgesprungen.

Frage am besten noch heute Deine Revisionsstelle, ob sie die Revisionsberichte in der qualifizierten elektronischen signierten Form anbietet. Bis zu der ordentlichen General-, Gesellschafter- und Genossenschaftsversammlung bleibt (in den meisten Fällen) noch genügend Zeit; allenfalls kann Deine Revisionsexpertin / Dein Revisionsexperte die elektronische Signatur für den kommenden Revisionsbericht beantragen.

FAZIT

Zusammengefasst handelt es sich bei den Geschäfts- oder Revisionsberichten dann um digitale Originale, wenn der Verwaltungsrat den Geschäftsbericht bzw. die Revisionsstelle den Revisionsbericht mit qualifizierter elektronischer Signatur versieht.

In dieser Form signierte PDFs genügen entgegen dem weitverbreiteten Irrglauben den gesetzlichen Vorgaben nach Art. 985f OR.

So wird die Papierform und der entsprechende Archivordner obsolet.

WIe kann dir die domenig & partner rechtsanwälte ag bei der konsequenten digitalisierung deines unternehmens helfen

Unser Verwaltungsrats-Desk stellt Deinen Verwaltungsrätinnen und Verwaltungsräten eine anwaltliche Vertretung als zuverlässigen Partner zur Seite. Wir unterstützen Dich mit unserer Expertise und helfen als Sekretär/in des Verwaltungsrats bei sämtlichen juristischen Angelegenheiten aus.

Wir führen für Dich unter anderem die Protokolle, erstellen die Dokumentationen und erledigen die Einladungen für Verwaltungsratssitzungen und Generalversammlungen.

Wir sind dabei Dein Ansprechpartner, um die Digitalisierung in Deinem Unternehmen konsequent und bis zur vermeintlich letzten Papierbastion juristisch korrekt umzusetzen. Dabei können wir für die Dauer des Mandats auch die digitale Ablage und Archivierung sicherstellen. Eine detaillierte Aufstellung unserer Leistungen findest Du  hier.

Mit dem Verwaltungsrats-Desk stellst Du die Qualität der Führung Deines Unternehmens sicher. Um die juristische Korrektheit der Dokumentation der Vorgänge im Verwaltungsrat sowie die Archivierung musst Du Dich nicht weiter kümmern.

Dadurch kannst Du Dich stärker auf die operative Tätigkeit Deines Unternehmens konzentrieren.

Falls wir Dein Interesse geweckt haben, zögere nicht uns zu kontaktieren!

AUTOREN

Claudio Gür

M.A. HSG in Law and Economics
Rechtsanwalt, Associate
CAS in Forensik

Christoph Domke

MLaw
Junior Associate

CORPORATE HOUSEKEEPING / COMPLIANCE

Wir bewältigen sämtliche juristische Herausforderungen deines Unternehmens. Bei Bedarf nehmen wir die Funktion eines Compliance-Officers wahr und gewährleisten damit, dass dein Unternehmen allen rechtlichen Anforderungen gerecht wird.

Dazu gehört selbstverständlich das Legal-Risk-Management und die enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung. Eine eigene Rechtsabteilung erübrigt sich.

Neueste Blogeinträge

TAKE-DOWN EINER FAKE WEBSEITE

TAKE-DOWN EINER FAKE WEBSEITE

Fake- und Phishing Webseiten wurden in den letzten Jahren zu einem immer grösseren Problem. Allein im Jahre ...

Zum Post

REVISION DER ARBEITS- UND RUHEZEITBESTIMMUNGEN

REVISION DER ARBEITS- UND RUHEZEITBESTIMMUNGEN

Für gewisse Betriebe ist es notwendig, Teile ihrer Arbeitstätigkeit ausserhalb der gesetzlich erlaubten Arbe...

Zum Post

DIE NICHT RECHTZEITIGE WIEDERWAHL DES VERWALTUNGSRATES FÜHRT ZU EINEM SOGENANNTEN ORGANISATIONSMANGEL

DIE NICHT RECHTZEITIGE WIEDERWAHL DES VERWALTUNGSRATES FÜHRT ZU EINEM SOGENANNTEN ORGANISATIONSMANGEL

Hast Du die Generalversammlung nicht immer strikt in den ersten sechs Monaten des Jahres durchgeführt? Dann ...

Zum Post

IST DIE CLOUD DES BERUFSGEHEIMNIS’ KRYPTONIT?

IST DIE CLOUD DES BERUFSGEHEIMNIS’ KRYPTONIT?

Du möchtest wissen, mit welchen Massnahmen Du die Verletzung Deines Berufsgeheimnisses in der Cloud verhinde...

Zum Post