Blogserie Homeoffice |

Einführung

Stand April 2020 machten über eine halbe Million Personen regelmässig Homeoffice in der Schweiz (QUELLE: BUNDESAMT FÜR STATISTIK – SCHWEIZERISCHE ARBEITSKRÄFTEERHEBUNG [SAKE], APRIL 2020). In der Zwischenzeit dürften es sogar noch mehr sein. Die Bedeutung des Homeoffice nimmt folglich zu. Wir möchten Dir aufzeigen, auf was Du bei der Einführung der Homeoffice-Arbeit in Deinem Betrieb achten musst.
 

Ausgangslage

Es gibt im Arbeitsrecht (noch) keine besonderen Regeln zu Homeoffice. Das bedeutet, dass die sich stellenden Herausforderungen nach dem geltenden Recht zu beantworten sind.
 
Ein Beispiel: Der Arbeitgeber hat auch im Homeoffice Anspruch auf Auslagenersatz nach Art. 327a OR. Dies kann je nach Situation soweit gehen, dass Du deinen Arbeitnehmern einen Anteil am Internetabonnement bezahlen musst. Dies ist allerdings kein Anlass zur Beunruhigung: Als Arbeitgeber hast Du einen gewissen Regelungsspielraum.
 

Kostenersatz

Normalerweise liegt die Homeoffice-Arbeit im Interesse des Arbeitnehmers und es wird ihm ein Arbeitsplatz in Büroräumlichkeiten des Arbeitgebers zur Verfügung gestellt. In diesen Fällen haben die Kosten für die Einrichtung des Homeoffice keine berufliche Notwendigkeit. Dasselbe gilt auch für Auslagen wie Strom, Internet etc. In einem solchen Fall haben Deine Arbeitnehmer die Kosten für die Einrichtung und den Unterhalt des Heimarbeitsplatzes selber zu tragen.
 
Wenn Du Deinen Arbeitnehmern aber keinen oder keinen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellst, musst Du Dich an den Auslagen Deiner Arbeitnehmer für Internet, Telefon, Strom, sonstige Nebenkosten und sogar an der Zimmermiete beteiligen (Art. 327a Abs. 1 und 3 OR). Letzteres wurde vom Bundesgericht in einem URTEIL AUS DEM JAHR 2019 so entschieden. Darin verurteilte das Bundesgericht die Arbeitgeberin zur Bezahlung einer Auslagenpauschale von CHF 150.00 pro Monat an ihren Arbeitnehmer.
 
Anders sieht es hingegen bei den Kosten für die Einrichtung des Homeoffice aus (bspw. Bürostuhl, Bildschirm, Tastatur etc.). Eine Abwälzung dieser Kosten an Deine Arbeitnehmer ist, anders als bei den Auslagen, zulässig, wenn dies vorgängig vertraglich vereinbart wurde (Art. 327 Abs. 2 OR).
 

Schutz des Arbeitnehmers

Arbeitet der Arbeitnehmer von zu Hause aus, endbindet dies den Arbeitgeber nicht von seinen Fürsorgepflichten. Das schweizerische Arbeitsgesetz sieht hierzu Ruhezeitenpflichten sowie ein Nacht- und Sonntagsarbeitsverbot vor. Als Arbeitgeberin bist Du nach wie vor dafür verantwortlich, die Einhaltung der Ruhezeitvorschriften sowie des Nachts- und Sonntagsarbeitsverbots sicherzustellen. Deshalb solltest Du die Arbeitszeiten Deiner Arbeitnehmer im Homeoffice regelmässig überprüfen und bei Verstössen intervenieren. Solche Gespräche mit Arbeitnehmern solltest Du immer dokumentieren. Damit kannst Du bei einer allfälligen Kontrolle durch die Behörden nachweisen, dass Du alles Zumutbare unternommen hast, um das Arbeitsgesetz einzuhalten.
 
Deine Pflichten gehen allerdings noch weiter. Du bist nämlich auch dafür verantwortlich, arbeitsplatzbedingte Gesundheitsprobleme Deiner Arbeitnehmer vorzubeugen. Bei Büroangestellten ergeben sich solche meist aus einer falschen Haltung. Du solltest Deine Arbeitnehmer deshalb über ergonomisch eingerichtete Arbeitsplätze instruieren. Zu diesem Zweck empfehlen wir Dir, ein Merkblatt mit Gesundheitstipps an Deine Angestellten abzugeben (hierzu eignet sich die HOMEOFFICE-BROSCHÜRE DES SECO, S. 10).
 
Im Übrigen solltest Du auch regeln, welche Feiertage gelten, wenn Dein Arbeitnehmer die Arbeit dauerhaft in einem anderen Kanton oder sogar in einem anderen Staat verrichtet.
 

Datenschutz- und sicherheit

 Als Arbeitgeberin musst Du ausserdem die Datensicherheit und den Datenschutz sicherstellen. Auf was Du achten musst, wenn Deine Arbeitnehmer im Homeoffice auf ihren eigenen Geräten arbeiten, haben wir in unserem Blog «BRING YOUR OWN DEVICE» thematisiert.
 
Um die Datensicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir Dir, den Zugang zu den Räumlichkeiten des Arbeitnehmers vertraglich zuzusichern. Zudem solltest Du die Möglichkeit haben, einem fehlbaren Arbeitnehmer jederzeit den Zugriff zu den Daten zu sperren. Dies für den Fall, dass der Arbeitnehmer aus irgendwelchen Gründen nicht mehr vertrauenswürdig ist. Am besten implementierst Du eine Remotedesktop- oder Cloudlösung, bei der Du den Zugang des Arbeitnehmers jederzeit sperren kannst.
 
Liegt der Homeoffice-Ort in der Schweiz, der EU oder in einem anderen Land mit angemessenem Datenschutzniveau, ist eine Datenbearbeitung durch Deinen Arbeitnehmer in der Regel unproblematisch. Du musst die betroffenen Personen, deren Daten ins Ausland weitergegeben werden, allerdings künftig über den Datenexport informieren. Dies gilt ab Inkrafttreten des neuen Datenschutzgesetzes im Jahr 2022
 
Stellst Du Arbeitnehmer im Ausland ein, solltest Du sie einfachheitshalber für Tätigkeiten einsetzen, bei denen sie keinen Zugriff auf Personendaten von Deinen Kunden und Lieferanten erhalten.
 

Vertragliche Regelung

 Wir empfehlen Dir, die Rechte und Pflichten Deiner Mitarbeiter im Homeoffice schriftlich zu regeln, bspw. im Arbeitsvertrag oder in einem separaten Homeoffice-Reglement. Hast Du noch kein Homeoffice-Reglement, kannst Du unsere Vorlage benutzen (LINK). Wir empfehlen Dir, jeweils im Arbeitsvertrag auf das Homeoffice-Reglement zu verweisen. Möchtest Du das Homeoffice-Reglement neu einführen, solltest Du prüfen, ob die Regelungen allenfalls eine Schlechterstellung der Arbeitnehmer bewirken. Verweigern einzelne Arbeitnehmer ihre Zustimmung zum neuen Reglement, wirst Du eine Änderungskündigung in Betracht ziehen müssen.
 

Fazit

Vor der Einführung von Homeoffice-Arbeit solltest Du die wichtigsten Punkte im Arbeitsvertrag oder in einem Homeoffice-Reglement festlegen. Dazu gehört insbesondere eine Regelung zum Kostenersatz. Das Homeoffice ist besonders anfällig für Probleme im Bereich von Datenschutz und –sicherheit. Daher solltest Du die technischen Geräte so organisieren, dass Du stets die Kontrolle über Deine Daten behältst. Wünschst Du Unterstützung bei der Umsetzung Deiner Homeoffice-Strategie, erstellen wir für Dich gerne die nötigen Arbeitsverträge.

Mehr Informationen zum Thema Arbeitsrecht.